La recepción de documentos virtuales se puso en funcionamiento el 24 de mayo del presente año, a través de la Mesa de Partes virtual, el cual permite a la ciudadanía iniciar el trámite de expedientes administrativos y jurisdiccionales para facilitar la atención durante el período de aislamiento social por causa del COVID-19.

Entre los trámites que se pueden realizar son la presentación de escritos de expedientes jurisdicciones de apelación en trámite, las solicitudes de renuncia a una organización política o de emisión de constancia del estado de afiliación, la atención especializada de denuncias en torno a declaraciones juradas de hojas de vida de candidatos o autoridades, la suspensión de cobranza coactiva de multas electorales, las solicitudes de inscripción de empresas encuestadoras, así como la expedición del certificado de notas y de estudios entre otros.

Al respecto, se tiene un total de 10,856 trámites realizados al 10 de noviembre del 2020, de los cuales 7914 son administrativos y 2942 jurisdicciones. Las visitas que se alcanzaron en el Sistema de Mesa de Partes Virtual, a partir del 24 de mayo, fueron 125,767.

La gestión documental es una propuesta transversal para la institución, permite tramitar digitalmente los documentos físicos y digitales, provenientes de ciudadanos, organizaciones políticas, entidades del estado y demás organizaciones, permite registrarlos en el sistema, contribuyendo a un ahorro en consumo de papel.

Nuestra institución ha realizado una revisión exhaustiva para tomar la decisión de implementar el software de gestión documental adecuado. Hemos evaluado añadir funcionalidades al software existente de gestión documental o implementar un nuevo software de gestión documental a través de convenio interinstitucional. Teniendo como premisa que sus funcionalidades cubran el Modelo de Gestión Documental propuesto por el estado, el ahorro de costos y tiempos en la implementación. Con el EXP-2020-009715 Informe 0010-MBA-P/JNE el 4 de marzo se propuso optar por implementar el software de gestión documental de la Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE).

Esta solución tecnológica favorece y garantiza la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la documentación en tiempo real, al contar con un sistema de firma digital, que permite la autenticación o validación de la identidad del emisor del documento digital, además de la firma digital cuenta con la opción de digitalización de documentos, priorización de expedientes, seguimiento, trazabilidad, búsqueda de documento, reportes, tableros de mando y características de interoperabilidad, ello nos permitirá gestionar nuestros documentos digitales con las demás instituciones.

En concordancia con el Plan de Gobierno Digital del JNE y la imperante necesidad de los ciudadanos de contar con canales digitales que soporten a esta nueva normalidad, la líder de gobierno digital, propone priorizar la implementación de la Gestión Documental en nuestra institución, al respecto, el Dr. Ticona y la alta dirección respaldan dicha propuesta con el Memorando 128-2020-DCGI/JNE, realizándose, hasta la fecha, las siguientes actividades:

- En julio 2020, la preparación de un plan de implementación y un plan de actividades en coordinación con personal, de la ONPE, experto en la instalación del Sistema de Gestión Documental (SGD) de su institución. En estas reuniones se decide llevar a cabo una prueba piloto con la participación de las áreas que generan el mayor volumen de documentos: la DGRS con sus unidades orgánicas y la OD Cusco. Al concluir el mes, con la participación de las áreas que intervienen en la prueba piloto se levanta el acta de constitución del proyecto de implementación del SGD.

- En agosto 2020, se despliega el SGD en los servidores del JNE y se realizan las pruebas de funcionalidad respectivas.

- En Setiembre 2020, se despliega el SGD a los participantes de la prueba piloto y se les capacita en el uso del SGD por parte de expertos de la ONPE. Por otro lado, se solicita a todas las áreas del JNE que actualicen sus procedimientos, guías y manuales para apoyar a los usuarios en la operación del SGD.

- En octubre 2020, se da inicio a la prueba del Piloto del SGD en la cual participan la Dirección General de Recursos y Servicios, Servicios al Ciudadano, Logística, Tesorería, Recursos Humanos, Contabilidad y la OD Cusco. Desde el 14 hasta el 23, se capacitó a cerca de 250 colaboradores (pertenecientes a todas las áreas del JNE) en el uso del SGD. Luego de ello, se solicitó a los participantes la prueba masiva del SGD.

- En noviembre 2020, se han recibido muchas consultas sobre el SGD pero ninguna observación sobre su funcionamiento. Se queda a la espera que la DCGI disponga la puesta en producción del SGD.

La institución brindara un mejor servicio al ciudadano respecto la atención y seguimiento de sus trámites, además se espera reducir el consumo anual de papel en la institución, además se espera reducir el consumo anual de papel en la institución, el 2019 se generó un consumo de 20 298.56 kilogramos entre papel bond y otros papeles entre la Sede Central y Sede Nazca, teniendo una equivalencia monetaria de S/88 360.50, sin contar con los costos de impresión y almacenamiento, traslado y demás, que en época electoral se vuelve fundamental para el proceso correspondiente. Este es un software construido especialmente para una institución electoral como el JNE, que ha ganado el premio de Buena Práctica en Gestión Pública 2019, que se encuentra instalado en 15 instituciones del Estado sin problema alguno y mantener un rendimiento estable (a pesar de las adecuaciones realizadas para adaptarlo a otras realidades). El SGD permite cumplir con la leyes de simplificación administrativa del Estado, con el modelo de gestión documental dispuesto por la PCM para todas las instituciones del estatales y con el marco regulatorio de actividades de ecoeficiencia que es de aplicación obligatoria en todas las entidades del sector público.